Kurumsal Akademik Arşiv Yönergesi

İSTANBUL KENT ÜNİVERSİTESİ
AKADEMİK / KURUMSAL ARŞİV ve AÇIK ERİŞİM YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

Madde 1 - Amaç
  1. Bu Yönergenin amacı; İstanbul Kent Üniversitesi mensupları tarafından oluşturulan kurumsal arşivin ve üretilen bilimsel araştırmalarının ve entelektüel ürünlerinin derlemesi, uzun dönemde koruması, erişilebilirliği, görünürlüğünü, kullanımını ve etkisini arttırmak; kamu ve İstanbul Kent Üniversitesi tarafından doğrudan ya da dolaylı olarak desteklenen araştırmalardan üretilen yayınlara açık erişimi desteklemek amacıyla bu yönerge hazırlanmıştır.
  2. Bu yönerge Kurum mensupları tarafından yapılan bilimsel çalışmaların, Kütüphane bünyesinde oluşturulan Kurumsal Arşive elektronik ortamda aktarılmasına ve açık erişime sunulmasına ilişkin esas ve usulleri düzenler.
Madde 2 - Kapsam

Kurumsal Arşiv’in kapsamını aşağıdaki materyaller oluşturur:

  1. Bilimsel dergilerde yayınlanmış makaleler
  2. Yayınlanma aşamasında olan makaleler
  3. Yüksek lisans ve doktora tezleri
  4. Konferans bildirileri
  5. Seminer metinleri
  6. Teknik notlar
  7. Proje çalışmaları
  8. Kitap içinde yer alan bölümler
  9. Ödüllü çalışmalar
  10. Patentler
  11. Açık ders materyalleri
  12. Elektronik kitaplar
Madde 3 - Dayanak

Bu yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 4/c, 12/c ve 42/d maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Madde 4 - Tanımlar
  1. Üniversite: İstanbul Kent Üniversitesi’ni,
  2. Kütüphane: İstanbul Kent Üniversitesi Kütüphanesi’ni
  3. İstanbul Kent Üniversitesi Mensupları: İstanbul Kent Üniversitesi akademik ve idari personelini, doktora ve yüksek lisans öğrencilerini
  4. Akademik Arşiv: Araştırmacıların, kamu kaynaklarıyla üretilmiş bilimsel yayınların tam metin formatlarına finansal, yasal ve teknik sınırlamalar olmaksızın kamuya açık internet aracılığı ile ücretsiz erişim sağlayabilmelerini
  5. Kurumsal Arşiv: İstanbul Kent Üniversitesi’nin Kurum mensuplarının ürettiği bilimsel literatür ve sanat çalışmalarının elektronik ortamda toplandığı, saklandığı, indekslendiği, korunduğu ve dağıtımının sağlandığı hizmetler dizisini içeren bir hizmetler bütününü,
  6. Açık Erişim: Bilimsel ve sanatsal içerikte çalışmalara internet ortamında finansal, yasal ve teknik sınırlamalar olmaksızın serbest erişimin sağlanmasını ifade eder.
  7. Arşivleme: İstanbul Kent Üniversitesi mensubunun bilimsel ve sanatsal katkı sağladığı akademik çalışmasının İstanbul Kent Üniversitesi Akademik/Kurumsal Arşiv Sistemi’nde depolanması sürecini,
  8. İvedi Arşivleme / Opsiyonel Erişim: Bilimsel çalışmaların hakem denetiminden geçmiş biçimlerinin ivedilikle üniversitenin akademik ve kurumsal arşivinde arşivlenmesi sürecini,
  9. Ambargo / Erişim Kısıtlaması: Araştırma sonuçlarının yazarın belirlediği süreye kadar erişime kapalı olmasını,
  10. Adres: İstanbul Kent Üniversitesi mensuplarının yapacakları ulusal ya da uluslararası yayınlarda aşağıda verilen örneklere uygun tek biçim adres kullanmalarını,
    • Türkçe Yayınlar için: İstanbul Kent Üniversitesi, Fakülte / Bölüm, Cihangir Mahallesi, Sıraselviler Caddesi, No:71, 34433 Beyoğlu/İSTANBUL
    • Yabancı dilde yazılan yayınlar için: Istanbul Kent University, Faculty / Depertmant, TR 344433 Istanbul, Turkey
  11. Researcher ID: Thomson Reuters tarafından üretilen bilim insanlarını ve akademik otoriteleri benzersiz olarak tanımlamak için kullanılan tescilsiz alfanümerik kodu ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM​
Temel İlkeler, Yetki ve Sorumluluklar

Madde 5 - Temel İlkeler
  1. Kurumsal Arşive konulan materyalin, açık erişime tam metin olarak açılması veya belirli bir süreden sonra açılması kararını yazar kendi belirler. Bu hak yazara aittir. En geniş erişim hakkı sağlayacak (Creative Commons – CCBY gibi) lisansları yayıncılara teklif edebilirler.
  2. İstanbul Kent Üniversitesi mensupları yayıncının izin verdiği koşullar doğrultusunda yayınının ön baskı, son baskı veya yayıncı sürümünün tam metinlerini İstanbul Kent Üniversitesi Akademik/Kurumsal Arşiv ve Açık Erişim Sistemi aracılığı ile erişime açmakla yükümlüdür. Yayınların İstanbul Kent Üniversitesi Akademik/Kurumsal Arşiv ve Açık Erişim Sistemi’nde arşivlenmesi, hiçbir şekilde yazarların yayıncı tercihini veya mecrasını sınırlamaz.
  3. O yıl içerisinde gerçekleştirdikleri bilimsel çalışmalarını en geç o öğretim yılı sonuna kadar Kurumsal Arşive aktarılmasından sorumludur.
  4. İstanbul Kent Üniversitesi mensuplarının birden fazla farklı kurumdan birden fazla yazar ile işbirliği sonucu yaptıkları çalışmaları üniversitenin Akademik/Kurumsal Arşiv ve Açık Erişim Sistemi’nde arşivlenebilir.
  5. Birden fazla İstanbul Kent Üniversitesi mensubu tarafından yazılmış çok yazarlı çalışmalarda çalışmanın arşivleme sorumlusu başyazara aittir.
  6. İstanbul Kent Üniversitesi lisansüstü öğrencileri tezleri, enstitü onayından geçtikten sonra en geç bir ay içerisinde Kurumsal Arşive aktarmakla sorumludur.
  7. İstanbul Kent Üniversitesi Akademik/Kurumsal Arşiv ve Açık Erişim Sistemi’ne kurum mensupları tarafından yapılan bilimsel çalışmaların yüklenebilmesi için yazara ait “Researcher ID” kullanılması gerekmektedir.
  8. İstanbul Kent Üniversitesi Akademik/Kurumsal Arşiv ve Açık Erişim Sistemi’ne yüklenen yayınları, Kütüphane Direktörlüğü’nün bibliyografik künye, kısıtlama süresi incelemesi ve verilecek onayın ardından internet üzerinde erişime açılır.
  9. İstanbul Kent Üniversitesi mensuplarının yayınlarının tam metinlerini, erişim kısıtlama nedenlerini belirterek bir süreliğine Kütüphane Direktörlüğüne belgelemek kaydıyla arşiv sistemine künye girişini yaptırabilir. Kısıtlama süresi sona erdiğinde bu yayınları otomatik olarak erişime açılır.
Madde 6 - Yetki ve Sorumluluklar​
  1. Kurumsal Arşive konulan materyalin, açık erişime tam metin olarak açılması veya belirli bir süreden sonra açılması kararını yazar kendi belirler. Bu hak yazara aittir. En geniş erişim hakkı sağlayacak (Creative Commons – CCBY gibi) lisansları yayıncılara teklif edebilirler.
  2. İstanbul Kent Üniversitesi mensupları yayıncının izin verdiği koşullar doğrultusunda yayınının ön baskı, son baskı veya yayıncı sürümünün tam metinlerini İstanbul Kent Üniversitesi Akademik/Kurumsal Arşiv ve Açık Erişim Sistemi aracılığı ile erişime açmakla yükümlüdür. Yayınların İstanbul Kent Üniversitesi Akademik/Kurumsal Arşiv ve Açık Erişim Sistemi’nde arşivlenmesi, hiçbir şekilde yazarların yayıncı tercihini veya mecrasını sınırlamaz.
  3. O yıl içerisinde gerçekleştirdikleri bilimsel çalışmalarını en geç o öğretim yılı sonuna kadar Kurumsal Arşive aktarılmasından sorumludur.
  4. İstanbul Kent Üniversitesi mensuplarının birden fazla farklı kurumdan birden fazla yazar ile işbirliği sonucu yaptıkları çalışmaları üniversitenin Akademik/Kurumsal Arşiv ve Açık Erişim Sistemi’nde arşivlenebilir.
  5. Birden fazla İstanbul Kent Üniversitesi mensubu tarafından yazılmış çok yazarlı çalışmalarda çalışmanın arşivleme sorumlusu başyazara aittir.
  6. İstanbul Kent Üniversitesi lisansüstü öğrencileri tezleri, enstitü onayından geçtikten sonra en geç bir ay içerisinde Kurumsal Arşive aktarmakla sorumludur.
  7. İstanbul Kent Üniversitesi Akademik/Kurumsal Arşiv ve Açık Erişim Sistemi’ne kurum mensupları tarafından yapılan bilimsel çalışmaların yüklenebilmesi için yazara ait “Researcher ID” kullanılması gerekmektedir.
  8. İstanbul Kent Üniversitesi Akademik/Kurumsal Arşiv ve Açık Erişim Sistemi’ne yüklenen yayınları, Kütüphane Direktörlüğü’nün bibliyografik künye, kısıtlama süresi incelemesi ve verilecek onayın ardından internet üzerinde erişime açılır.
  9. İstanbul Kent Üniversitesi mensuplarının yayınlarının tam metinlerini, erişim kısıtlama nedenlerini belirterek bir süreliğine Kütüphane Direktörlüğüne belgelemek kaydıyla arşiv sistemine künye girişini yaptırabilir. Kısıtlama süresi sona erdiğinde bu yayınları otomatik olarak erişime açılır.
Madde 6 - Açık Erişim / Kısıtlama Süresi Sonunda Açık Erişim​
  1. İstanbul Kent Üniversitesi Akademik/Kurumsal Arşiv ve Açık Erişim Sistemi’ne kayıtlı tüm yayınları “açık erişim” seçeneği ile araştırmaya açmak isteyen mensuplarını destekler. Yazarların yayıncılar ile yaptıkları anlaşmalar dikkate alındığında hazırlanan çalışmalara erişim “kamuya açık erişim” ve “kısıtlama süresi sonunda açık erişim” olmak üzere iki ayrı başlıkta uygulanır. Önerilen kısıtlama süresi 12 ayı geçmemelidir.
Madde 7 - Kütüphane Direktörlüğü
  1. 2547 sayılı YÖK Kanunun 6. Bölüm 42. Maddesi d. Bendine göre amaç; kurumun bilimsel ve entelektüel birikimini eksiksiz derleme altına almaktır. Kütüphane, İstanbul Kent Üniversitesi Kurumsal Arşiv çalışması ile bu gerekliliği yerine getirmekle sorumludur.
  2. Kurumsal Arşiv’den sorumlu personelle ilgili bilgileri bölüm başkanlıklarına bildirir.
  3. Kurum mensuplarını Kurumsal Arşivden haberdar etmek amacıyla, duyuru e-mailleri gönderir, gerekli tanıtım ve bilgilendirme çalışmaları yapar.
  4. Kurum mensuplarının Kurumsal Arşive aktardıkları bilimsel çalışmalara ait üst verileri Açık Arşivler Girişimi Üst Veri Harmanlama Protokolü standartlarına uygun kontrolleri yapar. Kayıtların sisteme girişlerini kontrol eder, düzenlemeler yapar, gerekli durumlarda bu düzenlemeler için akademik, idari personel ve öğrenciler ile irtibata geçer.
  5. Kurum mensupları tarafından üretilen ve kurumun bilimsel ve entelektüel varlığını oluşturan çalışmaların Kurumsal Arşiv aracılığı ile erişime sunulması, uzun dönem korunarak saklanması ve güven altında tutulması için gerekli teknik alt yapı çalışmalarını Bilgi İşlem Direktörlüğü ile birlikte yürütür.
  6. Kurumsal Arşiv çalışmasına yönelik olarak diğer üniversite ve kurumlarla yapılacak anlaşmalar ve işbirlikleri Rektörlük onayına sunulmak üzere Kütüphane Direktörlüğü tarafından yürütülür.
Madde 8 - Enstitü Müdürlükleri ve Bölüm Başkanlıkları
  1. Enstitü Müdürlükleri lisansüstü tezlerin İstanbul Kent Üniversitesi Akademik/Kurumsal Arşiv ve Açık Erişim Sistemi’nde depolanması ve açık erişime sunulması için, tezin teslimi sırasında gerekli izin formlarını hazırlayan öğrenci tarafından imzalı kopyasını, tezin basılı ve elektronik kopyası ile birlikte teslim alır. Enstitü Müdürlükleri tezin elektronik kopyasını ve öğrenciler tarafından doldurulması gereken tez kısıtlama sürelerinin belirlendiği Yök-tez Merkezi’nde bulunan “Tez Veri Giriş Formunu” en geç iki hafta içerisinde Kütüphane Direktörlüğü’ne teslim etmesi gerekmektedir.
  2. Bölüm Başkanlıkları, öğretim elemanlarına yayınlarını İstanbul Kent Üniversitesi Akademik/Kurumsal Arşiv ve Açık Erişim Sistemi’nde arşivlenmesi ve telif hakları doğrultusunda açık erişime sunulması için bilgilendirme yapar.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Yararları, Yayınlanma ve Yararlanma Hakkı

Madde 9 - Yararları
  1. Açık arşiv çalışmaları ile Üniversitemiz yayınlarının elektronik arşivinin oluşturulması,
  2. Üniversitemiz mensupları tarafından üretilmiş bilgilere serbest, kolay, hızlı ve ücretsiz olarak erişim sağlanarak Üniversitemizin bilimsel çalışmalarının daha geniş bir kitle tarafından tanınması ve kullanılması,
  3. Üniversitemiz mensuplarının açık arşivde yer alan bilimsel çalışmalarının daha yaygın kullanılmasıyla daha çok atıf almalarında yönlendirici olmak, 4
  4. Üniversitemiz tarafından yurt içi ve yurt dışında yayınlanan bilimsel çalışmalarıyla her türlü bilimsel etkinliklere yaptıkları katkılardan evrensel düzeyde haberdar olunmasını sağlayarak, Üniversitemizin gerçek bilimsel performansının yansıtılması,
  5. Üniversitemiz mensuplarının yayınlanmamış, ancak bilimsel içerikte olduğu düşünülen konferans ve ders notu gibi çalışmalarının elektronik ortamda yayınlanmasına olanak tanımak,
  6. Üniversitemiz mensuplarını bilimsel yayın yapmaya ve yayınlamaya özendirmek,
  7. Uluslararası açık arşiv protokol ve projelerinde İstanbul Kent Üniversitesi’nin katılım ve katkılarını sağlamak ve ulusal anlamda bu yöndeki çalışmalara önderlik etmek,
  8. İstanbul Kent Üniversitesi Açık Arşivinin OAI-PMH protokolüne uygunluğunun sağlanarak, Google Akademik, OAIster, Doar gibi çeşitli arama motorları tarafından taranabilmesidir.
Madde 10 - Yayınlanma ve Yararlanma Hakkı
  1. İstanbul Kent Üniversitesi Kurumsal Arşivi’nde bilgi kaynaklarını yayınlanma ve onlardan yararlanma hakkı aşağıda belirlenen koşullarda gerçekleştirilir.
  2. Kurumsal arşivde çalışmaların tam metin olarak yer alması, yazarının kararına bağlıdır.
  3. İsteyen herkes sistemde kayıtlı çalışmalara serbestçe erişip, kullanabilir.
  4. İstanbul Kent Üniversitesi mensupları ürettikleri her türlü bilimsel çalışmayı açık arşiv sorumlusu aracılığı ile işlem yaparak, İstanbul Kent Üniversitesi kurumsal arşivinde olmasını sağlayabilir.
  5. Her hangi bir dergide yayınlamış veya yayınlanma kararı alınmış çalışmaların yayıncı baskısı olmaması koşuluyla telif hakları ihlali söz konusu değildir.
  6. İstanbul Kent Üniversitesi Kurumsal Arşivi’nde yer alan bilgi kaynakları kullanıldığında, kullanan kişi tarafından kaynak gösterilmesi bilimsel etik açısından gerekli ve zorunludur.
Madde 11 - Yürürlük
  1. Bu yönerge İstanbul Kent Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Madde 12 - Yürütme
  1. Bu yönerge İstanbul Kent Üniversitesi Rektörlüğü tarafından yürütülür.
Lütfen soru ve önerilerinizi bu form üzerinden bize iletiniz.